Migrar de un PBX heredado a un IP-PBX moderno puede ser fácil y desafiante al mismo tiempo. Brinda la oportunidad de dar un paso atrás y revisar cómo está configurado el sistema y dónde se pueden realizar cambios o enmiendas para simplificar el viaje de llamadas del cliente. Los sistemas IP-PBX cuentan con muchas características adicionales a las que las empresas pueden no haber tenido acceso anteriormente, por lo que deben considerarse cuidadosamente. En este blog, destacaremos algunas áreas clave que deben abordarse al configurar un nuevo sistema telefónico desde cero.
La numeración de extensiones es clave
Lo primero en la lista de tareas pendientes para planificar un nuevo sistema telefónico es configurar su plan de numeración. Este es el número de extensión que se le asignará a cada uno de sus usuarios. La USP clave de 3CX es que proporciona extensiones ilimitadas. Esto permite a las empresas garantizar que cada miembro del personal tenga su propia extensión desde el nivel ejecutivo hasta los trabajadores temporales que cumplen un contrato.
3CX admite planes de numeración desde 2 dígitos (por ejemplo, 20,21,22) hasta 5 dígitos (por ejemplo, 20000,20001,20022). Hasta cierto punto, esto depende de la preferencia del administrador, pero una empresa más pequeña generalmente elegiría planes de 2 o 3 dígitos, mientras que las empresas multinacionales optarían por planes de 4 o 5 dígitos para permitir suficientes extensiones para todos los usuarios.
Un factor a considerar en este punto es que 3CX tiene 'extensiones de sistema' que están configuradas de forma predeterminada, por lo que deberán excluirse en un 'rango' de extensiones de usuario. Estos son los siguientes (basados en un plan de 3 dígitos):
700 - Puente de conferencias
777 - PIN proteger IVR
888 - Fax FXS/ATA
999 - Correo de voz
Además de esto, habrá una variedad de 'extensiones virtuales' creadas para grupos de llamada, colas de llamadas y recepcionistas digitales. Estos podrían agruparse todos juntos en un solo rango, por ejemplo, 800-899. Por lo tanto, puede reservar el 800-820 para grupos de llamada, el 821-840 para colas de llamadas y el 841-860 para recepcionistas digitales.
¿Debería tener un IVR o no?
Los recepcionistas digitales o IVR pueden crear un sistema de múltiples capas para que las personas que llaman puedan navegar hasta el departamento correcto. Al igual que con muchos elementos, esto nuevamente depende de la preferencia de la empresa y de cómo opera. Algunas empresas los detestan, prefiriendo la llamada contestada inmediatamente por un agente. Otros los encuentran invaluables para asegurarse de que el personal no esté acostumbrado a recibir llamadas que deben transferirse al departamento correspondiente. Solo recuerde, cada nivel requiere un número de extensión, por lo que debe tenerlo en cuenta en el plan de numeración.
Grupo de llamada o cola de llamadas. ¿Cual es la diferencia?
Los grupos de timbre ofrecen un grupo de extensiones para todos los timbres al mismo tiempo o en forma de búsqueda prioritaria. No ofrecen ninguna funcionalidad avanzada y las extensiones no pueden iniciar o cerrar sesión para recibir una llamada de grupo de timbre. Son la opción ideal si se necesita una estrategia de timbre muy simple.
Las colas de llamadas, por otro lado, ofrecen muchas funcionalidades que pueden elevar incluso a las empresas más pequeñas para presentar una imagen empresarial a sus clientes. Las colas de llamadas incluyen la siguiente funcionalidad:
13 estrategias de votación diferentes
Música específica en espera y avisos de introducción
Anuncios de posición de la cola
Devoluciones de llamada y tiempo de finalización del agente
Temporizadores de SLA sobre los que se puede informar
Grabación de cola específica
Además de esto, los informes de 3CX ofrecen muchas perspectivas sobre el rendimiento de las colas para proporcionar información en la que se pueden basar las decisiones comerciales.
Tu centralita omnicanal, simplificada.
3CX es una excelente opción de sistema telefónico, ya que no solo viene con todas las funciones de llamadas habituales que se esperan en estos días. Es una plataforma de comunicaciones omnicanal completa. Al planificar su implementación, no olvide implementar algunos o todos los siguientes:
Integración MS365
Chat en vivo para su sitio web
Soporte de mensajería de Facebook
Envío y recepción de SMS empresariales
Si tienes dudas, dibújalo
Uno de los mejores consejos si tiene dificultades para visualizar cómo debería funcionar su configuración es dibujarla. Algo como esto:
Una vez que esté escrito, puede modificarlo según sea necesario hasta que esté satisfecho con él, antes de dedicar mucho tiempo a crear una configuración que podría estar equivocada.
¿Se requiere un flujo de llamadas más avanzado?
Si su aplicación tiene requisitos más complejos, Call Flow Designer es perfecto para usted. Con el CFD, puede desencadenar muchas acciones diferentes que van desde el envío de un correo electrónico, texto a voz, búsquedas de CRM y encuestas de clientes.